出張を成功させる20の秘訣

出張は、やりがいがある反面、厳しい経験でもある。ベテランのロード・ウォリアーであれ、仕事で出張を始めたばかりであれ、この20の重要なヒントは出張を最大限に活用するのに役立つ。効率的な荷造りから、出張先での生産性の維持まで。

1.計画と組織化

出かける前に、旅行の詳細な旅程表を作成する。航空券、ホテルの予約、会議の日程表など、重要な書類はデジタルと現物の両方を保管しておく。明確な計画を立てることで、予定通りに行動し、ストレスを軽減することができます。何かあったときのために、緊急連絡先がこれらの書類にアクセスできるようにしておきましょう。 

2.トラベルライト

空港での時間を節約し、預け荷物のわずらわしさを避けるため、可能な限り機内持ち込みバッグを選ぶこと。必要なものだけを荷造りし、さまざまな場面で組み合わせられるような多用途の服装を考えましょう。通常は重ね着をするのがよい！

3.旅行アプリを使う

旅全体をサポートしてくれる旅行アプリをダウンロードして、テクノロジーを味方につけよう。フライトの追跡やホテルの予約から、ナビゲーションやお勧めのレストランまで、これらのアプリはあなたの旅を効率化します。GigSkyは、データプランを素早く簡単に管理できるアプリのひとつです。 

4.情報の入手

目的地の最新情報を入手しましょう。天気予報、現地のニュース、計画に影響しそうな渡航注意報などをチェックしましょう。情報を得ることで、より適切な判断を下し、大きな問題を回避することができます。 

5.パックの必需品

基本的なものを忘れずに！旅行サイズの救急箱、旅行サイズの裁縫セット、機器の充電器、海外のコンセント用のアダプター、必要な薬などを持参しましょう。備えあれば憂いなし。

6.ロイヤリティ・プログラム

航空会社やホテルのロイヤルティプログラムに参加して、特典を最大限に活用しましょう。将来の旅行のためにポイントを貯めたり、アップグレードの可能性を楽しんだり、空港ラウンジの利用などの限定特典を利用したりできる。十分な旅行をすれば、これらのポイントは時間の経過とともに加算され、将来的に大きな元を取ることができる。

7.旅行保険

予期せぬキャンセルや緊急事態に備えて、旅行保険への加入を検討しましょう。わずかな投資で旅の安心を得ることができます。どのような海外旅行保険に加入するにしても、必ず細則を読み、補償内容を理解するようにしてください。 

8.空港セキュリティ

米国内であれば、TSAプリチェックまたはCLEARに登録して時間と手間を節約しよう。これらのプログラムを利用すれば、多くの場合、靴やノートパソコンを脱ぐことなく、簡単にセキュリティチェックを通過することができる。これにより、空港で過ごす時間を大幅に短縮することができる。  

9.つながり続ける

携帯用充電器を用意し、海外でのインターネットアクセスのためにGigSkyのデータプランに投資しましょう。接続を維持することは、仕事や大切な人との連絡に欠かせません。GigSkyでプランを購入すれば、ローミング料金の心配は無用です。 

10.重要ファイルのバックアップ

重要な文書やファイルのバックアップ計画を常に立てておく。どこからでもアクセスできるように、DropboxやGoogleドライブなどのクラウドストレージサービスにデジタルコピーを安全に保管する。グーグルドライブで「オフラインモードで作業」を設定し、インターネットに再接続したときに空中で変更した内容が自動更新されるようにする。  

11.健康習慣

旅先でも健康的な日常生活を維持する時差ボケに対抗し、重要な会議やプレゼンテーションの際にベストな状態で臨めるよう、食事、水分補給、十分な睡眠を心がけましょう。ワークアウトも欠かさないこと！ほとんどのホテルにはジムスペースがあるので、ぜひ利用しましょう。 

12.旅行に耐えられるビジネスウェアを用意する

ビジネス用の服装はシワになりにくいものを選び、不測の事態に備えて予備を1セット用意しておくことも検討する。履き心地の悪い靴は家に置いておき、代わりに履き心地の良いものを選ぶことを検討する。出張先では、どれだけ歩いたり立ったりするかわかりません。 

13.スナック持参

プロテインバー、ナッツ類、ドライフルーツなどのスナックを携帯しておくと、長時間のフライトや待ち時間に空腹をしのぐことができる。自分のスナックを持っていれば、時間とお金の節約にもなる。さらに、常に水分補給ができるよう、自分の水筒を持参することも検討しよう。 

14.基本フレーズを学ぶ

外国を旅行するのであれば、時間をかけて現地の言葉でいくつかのフレーズや重要な用語を覚えましょう。コミュニケーションを円滑にし、現地の文化に敬意を払うのに大いに役立つ。DuoLingoのようなアプリを使えば簡単だし、GigSkyのプランがあれば、どこからでも練習できる！

15.グローバル・エントリー

海外旅行を頻繁にされる方にとって、グローバル・エントリーは画期的なものです。このプログラムは、税関や入国審査を迅速化し、到着時の貴重な時間を節約する。グローバル・エントリーのウェブサイトで、登録場所や詳細情報をご確認ください。 

16.ホテル選択

会議場所の近くにある便利な宿泊施設を選びましょう。そうすることで、移動時間を短縮し、十分な休息をとってビジネスに備えることができます。また、ポイントを継続的に獲得できるよう、（可能な限り）「ネットワーク内」のホテルを選ぶこともお忘れなく！ 

17.ネットワーキング

出張中もネットワーキングの機会を逃さない。業界のイベントや会議、地元のビジネス会合に出席して、プロフェッショナルなネットワークを広げ、同じ分野の人たちから学びましょう。名刺は常に手元に置き、フォローアップしたい相手とつながった後は、必ずメモを1、2枚書き留めましょう。 

18.経費追跡

領収書や請求書など、出費の記録を綿密に残しましょう。そうすることで、経費精算の手続きがスムーズになり、仕事に関連した費用で出費がかさむことがなくなります。電子メールにフォルダを作り、そこにすべてのデジタル領収書を保存しておくと便利です。 

19.安全意識

特に不慣れな場所では、周囲を警戒し、注意を怠らないこと。現地の安全ガイドラインに従い、所持品を安全に保管し、不運な事故を避ける。緊急連絡先に行き先を伝え、旅行中も連絡を絶やさないようにしましょう。 

20.リラックスタイム

出張の主な目的はビジネスかもしれませんが、リラックスして目的地を探索するためのダウンタイムを予定することもお忘れなく。仕事とレジャーのバランスをとることで、ストレスを軽減し、旅行をより楽しいものにすることができます。お部屋でヨガや呼吸法を実践して、ストレスを解消しましょう。 

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出張を成功させるには、綿密な計画と整理整頓、そして適応力が必要です。今回ご紹介する20のヒントを参考に、出張につきものの困難やチャンスを乗り切る準備を整えましょう。安全なご旅行とビジネスの成功を！

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